Software für Dienstleister auswählen: Checkliste
8 Minuten Lesezeit · aktualisiert am 31. Juli 2026
Bei der Auswahl entscheidet nicht der Funktionsumfang, sondern ob die Leute im Feld die Software freiwillig benutzen. Prüfe deshalb zuerst die Mobil-Ansicht, die Datenübernahme und die Kündigungsbedingungen, und erst danach die Funktionsliste.
Die neun Kriterien, in dieser Reihenfolge
- Mobil-Ansicht für die gewerblichen Mitarbeiter: Wie viele Schritte braucht ein Monteur, um Zeit zu starten und ein Foto anzuhängen? Alles über drei Schritte wird im Alltag umgangen.
- Ohne Installation nutzbar: Läuft die Anwendung im Browser, auch auf einem privaten Android-Gerät von 2019? Ein App-Store-Zwang kostet dich Wochen an Diskussionen.
- Wiederkehrende Leistungen: Lassen sich Turnusaufträge einmal anlegen und erzeugen sich danach selbst? Für Hausmeister- und Reinigungsbetriebe ist das die wichtigste Einzelfunktion.
- Nachweisführung: Hängen Zeiten, Fotos und Unterschrift am Auftrag und sind sie in Sekunden abrufbar, wenn ein Auftraggeber nachfragt?
- Rechnungsstellung und Archivierung: Entsteht die Rechnung aus dem Auftrag, und wird sie GoBD-konform unveränderlich archiviert?
- Datenübernahme: Gibt es einen CSV-Import für Kunden, Objekte und Belege, oder ist Abtippen vorgesehen?
- Preislogik: pro Nutzer oder pro Betrieb, und was passiert beim zwölften Mitarbeiter?
- Vertrag und Ausstieg: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und vor allem: Bekommst du deine Daten beim Ausstieg als Export zurück?
- Datenschutz und Serverstandort: Wo liegen die Daten, gibt es eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, und lässt sich eine Datenauskunft für Kunden erzeugen?
Auffällig ist die Reihenfolge: die Funktionsliste steht nicht oben. Software, die im Büro brilliert und die Monteure nicht mitnimmt, wird nach drei Monaten nur noch vom Chef benutzt.
Vier Fehler, die später teuer werden
- Nur der Inhaber testet. Wenn die Testphase ohne die Leute im Feld läuft, erfährst du das Wichtigste nicht. Lass mindestens zwei Mitarbeiter zwei Wochen echt damit arbeiten.
- Nach Funktionsliste kaufen. Die längste Liste gewinnt die Tabelle und verliert den Alltag. Entscheide anhand der fünf Vorgänge, die du täglich machst.
- Den Ausstieg nicht klären. Frage vor dem Abschluss, in welchem Format du deine Daten zurückbekommst. Ohne Exportmöglichkeit ist der nächste Wechsel eine Neueingabe.
- Mitten in der Hochsaison umstellen. Der Umstieg braucht zwei bis drei ruhige Wochen mit Parallelbetrieb, sonst kippt beides gleichzeitig.
Große Suite oder kleine Lösung?
Beide Wege sind legitim, sie passen nur zu unterschiedlichen Betrieben. Wenn du dreißig Objekte mit acht Leuten betreust, brauchst du keine Anlagenverwaltung, sondern eine verlässliche Wochenplanung und Rechnungen, die rausgehen.
| Große Suite / CAFM | Lösung für kleine Betriebe | |
|---|---|---|
| Zielgröße | ab etwa 50 Mitarbeitern | 1 bis 25 Mitarbeiter |
| Einführung | Projekt über Wochen bis Monate | Selbsteinrichtung an einem Tag |
| Funktionstiefe | Flächen, Anlagen, Instandhaltung, Controlling | Aufträge, Planung, Zeiten, Rechnungen |
| Anpassbarkeit | hoch, meist über Beratung | begrenzt, dafür sofort nutzbar |
| Risiko | Überforderung und ungenutzte Module | Grenzen bei starkem Wachstum |
Wie SB Portal in dieses Raster fällt
Damit die Einordnung ehrlich bleibt, hier beide Seiten. SB Portal ist für Betriebe mit 1 bis 25 Mitarbeitern gebaut: Browser-Anwendung ohne Installation, mobile Zeiterfassung in wenigen Schritten, wiederkehrende Aufträge, Foto- und Unterschriftennachweis am Auftrag, GoBD-konformes Rechnungsarchiv, CSV-Import und -Export, Server in Deutschland, 30 Tage kostenlos und monatlich kündbar.
Nicht enthalten sind Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Flächen- und Anlagenverwaltung im CAFM-Sinn, Lohnabrechnung sowie tiefe Individualanpassungen. Wenn du eines davon zwingend brauchst, ist eine andere Kategorie von Software die richtige Antwort.
Testphase richtig nutzen
- Lege deine fünf häufigsten Vorgänge vorher schriftlich fest und arbeite sie in der Testphase konkret durch.
- Nimm zwei echte Objekte und eine echte Woche, keine erfundenen Beispieldaten.
- Lass einen Mitarbeiter ohne Erklärung starten und schau zu, wo er hängt.
- Schreibe am Ende eine echte Rechnung und prüfe, ob Layout, Nummernkreis und Versand passen.
- Prüfe den Datenexport, bevor du zusagst, nicht erst beim Ausstieg.
Häufige Fragen
Worauf sollte ich bei einer Software für Hausmeisterservice zuerst achten?
Auf die Mobil-Ansicht der gewerblichen Mitarbeiter. Wenn Zeiterfassung und Fotodokumentation am Handy nicht in wenigen Schritten funktionieren, wird die Software im Alltag umgangen, egal wie gut das Büro-Modul ist. Danach kommen wiederkehrende Aufträge, die Nachweisführung und die Rechnungsstellung.
Wie lange sollte eine Testphase dauern?
Mindestens zwei Wochen mit echten Aufträgen und echten Mitarbeitern, besser vier. In zwei Tagen sieht jede Software gut aus. Erst im zweiten Anlauf einer Woche zeigt sich, ob die Abläufe zu deinem Betrieb passen. Die Testphase von SB Portal läuft 30 Tage ohne Kreditkarte.
Brauche ich als kleiner Betrieb ein CAFM-System?
In der Regel nicht. CAFM-Systeme sind auf Flächen-, Anlagen- und Instandhaltungsmanagement großer Bestände ausgelegt und bringen ein Einführungsprojekt mit. Für einen Dienstleister mit bis zu 25 Mitarbeitern zählen Auftragsverwaltung, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
Bekomme ich meine Daten zurück, wenn ich wechsle?
Das solltest du bei jedem Anbieter vor Vertragsschluss klären. Bei SB Portal kannst du deine Daten als CSV exportieren, im Pro-Tarif zusätzlich als DATEV-Export für die Buchhaltung. Nach dem Ende der Testphase werden Daten 90 Tage aufbewahrt, sodass eine Rückkehr möglich bleibt.