Was kostet eine Hausmeister-Software?

Die vier Preismodelle am Markt

Software für Hausmeister-, Reinigungs- und Handwerksbetriebe wird auf sehr unterschiedliche Weise abgerechnet. Wer nur den Startpreis vergleicht, vergleicht deshalb meistens die falschen Zahlen.

• Preis pro Nutzer und Monat: günstiger Einstieg, wird aber teuer, sobald die gewerblichen Mitarbeiter mitzählen. Bei zehn Kräften ist ein Zehn-Euro-Tarif ein Hundert-Euro-Tarif.
• Preis pro Betrieb und Monat: eine Pauschale, unabhängig von der Kopfzahl. Planbar, lohnt sich vor allem, wenn viele Mitarbeiter die App nutzen sollen.
• Kauflizenz plus Wartung: einmalige Anschaffung, danach jährliche Wartungsgebühr für Updates. Hoher Anfangsbetrag, häufig bei älteren, lokal installierten Programmen.
• Modulpreise: Grundmodul günstig, aber Zeiterfassung, Planung und Rechnungswesen kosten je einzeln. Der Endpreis steht erst, wenn du weißt, was du wirklich brauchst.

Positionen, die im Angebot gern fehlen

• Einrichtungsgebühr oder Onboarding-Paket, oft als Einmalbetrag im dreistelligen Bereich.
• Datenübernahme aus Excel, teils als Dienstleistung nach Aufwand berechnet.
• Schulung, meist als Tagessatz, gelegentlich als Pflichtposition.
• Mindestlaufzeit von zwölf oder vierundzwanzig Monaten, häufig mit automatischer Verlängerung.
• Zuschläge pro zusätzlichem Mandant, pro Objekt oder pro Gigabyte Speicher für Fotos.
• Kosten für Schnittstellen, etwa zur Buchhaltung oder zum Kalender.

Frag vor der Entscheidung ausdrücklich nach diesen sechs Punkten. Ein günstiger Monatspreis mit Einrichtungsgebühr und zwei Jahren Bindung kann im ersten Jahr teurer sein als eine höhere Pauschale ohne Bindung.

Beispielrechnung: Betrieb mit acht Mitarbeitern

Angenommen, ein Hausmeisterbetrieb mit einem Inhaber und acht gewerblichen Mitarbeitern will, dass alle die mobile Zeiterfassung nutzen. Neun Zugänge also. So verschieben sich die Modelle im ersten Jahr:

Die Zahlen sind Rechenbeispiele zur Verdeutlichung der Modelle, keine Marktpreise bestimmter Anbieter. Hol dir immer ein konkretes Angebot für deine Mitarbeiterzahl.

Was SB Portal kostet

SB Portal rechnet pro Betrieb ab, nicht pro Nutzer. Der Standard-Tarif kostet 59 € im Monat und umfasst bis zu 10 Mitarbeiter mit unbegrenzten Aufträgen, Kundenverwaltung, Objektverwaltung, mobiler Zeiterfassung, wiederkehrenden Aufträgen sowie Angeboten und Rechnungen.

Der Pro-Tarif kostet 89 € im Monat, hat kein Mitarbeiter-Limit und enthält zusätzlich das Dispatch Board für die Wochenplanung, das Kundenportal, die Profitabilitätsauswertung, den CSV- und DATEV-Export sowie den iCal-Kalender-Sync.

Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit und keine Schulungspflicht. Die Testphase läuft 30 Tage ohne Kreditkarte und endet ohne Vertrag, wenn du nicht ausdrücklich zustimmst.

Ab wann sich die Ausgabe rechnet

Die ehrliche Rechnung läuft nicht über den Preis, sondern über deine Bürozeit. Rechne zusammen, wie viele Stunden im Monat für Stundenzettel, Rechnungsschreiben und Nachfragen draufgehen, und setze deinen eigenen Stundensatz an.

Bei zwei Abenden Büroarbeit im Monat und einem kalkulatorischen Satz von 45 € liegt der Gegenwert bereits bei etwa 180 €. Kommt hinzu, dass Kleinaufträge nicht mehr unabgerechnet durchfallen und Rechnungen früher rausgehen, verschiebt sich die Rechnung weiter. Das ist keine Garantie, aber der Punkt, an dem du rechnen solltest.

Wann sich Software noch nicht lohnt

Es gibt Fälle, in denen der Umstieg zu früh kommt, und die sollte ein Anbieter offen benennen.

• Du arbeitest allein, hast wenige Stammkunden und schreibst unter fünf Rechnungen im Monat: dann reicht eine Vorlage plus Kalender.
• Dein Geschäft ist reines Projektgeschäft mit Materialbeschaffung und Lagerhaltung: dann brauchst du eher eine Warenwirtschaft als eine Einsatzplanung.
• Du hast bereits eine eingespielte Lösung, die dein Team akzeptiert, und nur einzelne Funktionen fehlen: dann prüfe zuerst die Erweiterung.

Häufige Fragen